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如何进行固定资产管理系统数据准备?

发布时间:2020-08-25 13:16:01 信息来源:固定资产管理系统专家-畅捷

如何进行固定资产管理系统数据准备?固定资产管理系统数据准备是一项庞大而繁琐的工作,所以企业越早进行越好。并且应该贯穿固定资产管理系统项目实施的全过程。那么一个固定资产管理系统项目应该如何从一团乱麻中理出头绪,对于如何在固定资产管理系统上线前后分步骤地做好数据准备很多企业用户都想要更多地了解,本文就是对此的先容。

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1、搞清楚有哪些数据要准备

大家要清楚固定资产管理系统实施所要准备的数据大致分为两大类:即静态数据和动态数据。

1)、静态数据

定义:静态数据是指系统所需要的基础数据,如资产基本信息、用户部门数据、供应商数据、系统折旧体系、资产分类标准等。

特点:静态数据在整个数据的生命周期中基本保持不变,同时它是动态数据的基础,管理员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。

2)、动态数据

定义:动态数据是指每一项资产管理业务活动结束后产生的事务处理信息。例如资产盘点报表、资产维保统计、资产分布统计等。动态数据按照时点来分,又可以分为期初数据和日常数据。

特点:动态数据在整个数据的生命周期中是一直变化的,固定资产管理系统最初上线时,企业的动态数据被称为期初数据。期初数据既包括上线时点所有固定资产库存的数量、金额,遗失资产的数目,也包括未入库的固定资产、未付款的采购资产等。

但不论是静态数据还是动态数据,在固定资产管理系统中都必须是唯一的。为了确保数据的唯一性,就要给这些数据进行编码工作。

所以,在进行两大类数据准备之前,另一项更基础的工作必须先完成,那就是制定资产编码规则。

大家可以将数据的分类和数据准备的先后次序列表如下,并对每项数据设计一个收集表,下发到各部门,摸底调查。

在所有的数据中,固定资产数据是数量最多、分布最广的。这里所指的固定资产包含的范围很广,包括房屋建筑、办公用品、机械设备、工具仪器和运输设备等。固定资产分类则是根据资产的某些属性对资产进行归类,例如一个企业将其固定资产分为:土地房屋、通用设备、专用设备、交通运输设备、电气设备、通信设备、仪器设备、办公设备等。所以要首先把工作重心放在固定资产数据准备上。

2、指定编码规则和完成基础数据收集

在明确有哪些资产数据要准备后,就可以着手资产编码的工作了。实际上,资产数据准备工作中最难的是制定资产编码规则,这也是最占用时间的工作。一个考虑周全的资产编码体系需要跨部门反复讨论。不同的资产数据可能有不同的资产编码结构,但必须遵循以下原则:

1)、唯一性

编码必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码,一个代码只反映一个编码对象。

2)、实用性

编码应当符合企业的业务特点和管理需求,既充分考虑企业发展对信息编码的需求、又兼顾企业的现状。

3) 、统一性

编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成,任何对象在其整个生命周期内标志码应该保持不变,可采用顺序码作为二级代码,以确保编码的唯一性。

4) 、标准化

编码需考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合。例如使用国家标准所确定的资产分类作为资产码。

5)、易用性

编码需在计算机信息处理系统中得以实现,因此应当符合资产数据处理的要求,便于用计算机处理。

实际上,资产编码问题绝不仅仅是一个技术问题,也不只是固定资产管理系统实施小组的事情。它牵涉到不同的部门,需要考虑资产管理现状、资产业务流程、资产历史数据等方方面面。所以合理组织人力和安排充足的时间十分重要。一般的做法是在项目实施小组中成立跨职能部门的资产数据整理小组,由专人负责,各司其职,共同完成资产数据准备工作。

以上就是对固定资产管理系统数据准备工作的详细讲解了,希翼能帮助到大家,如果想要合作或是其他疑问都可以找大家畅捷固定资产,大家一定会给您一个满意的答复!

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